Inwentaryzacja, czy też bardziej powszechnie -remanent, ma na celu ustalenie faktycznego stanu wszystkich składników majątkowych przedsiębiorstwa – tych rzeczowych i pieniężnych, ale także zobowiązań. Można śmiało powiedzieć, że jest to pewnego rodzaju wewnętrzna kontrola, która ma za zadanie porównanie stanu rzeczywistego z tym widniejącym w ewidencji księgowej.
Na czym polega inwentaryzacja?
Wśród całego procesu inwentaryzacji możemy wyróżnić 4. etapy:
1 – organizacja i przygotowanie do inwentaryzacji,
2 – przeprowadzenie inwentaryzacji,
3 – rozliczenie powstałych różnic oraz wykorzystanie informacji w zakresie jakości produktów, towarów i materiałów,
4 – analiza wniosków w celu udoskonalenia działalności jednostki w kolejnych latach.
Każdy z powyższych etapów jest procesem złożonym i wymagającym podjęcia różnych działań. W ustawie o rachunkowości zostały uregulowane ogólne zasady inwentaryzacji, sposoby jej przeprowadzenia, terminy oraz zasady rozliczenia jej efektów. W kwestii organizacji prac inwentaryzacyjnych ustawodawca nie narzucił konkretnych wymogów, co oznacza, że warunki przeprowadzenia remanentu w poszczególnych przedsiębiorstwach mogą się od siebie znacznie różnić. Będzie to wynikało z wielkości jednostki, jej charakteru, różnorodności posiadanych zasobów majątkowych i wdrożonych rozwiązań organizacyjnych.
Etap 1 – organizacja i przygotowanie do remanentu
Inwentaryzacja jest procesem cyklicznym, który (co do zasady) powinien być przeprowadzony na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W niektórych przypadkach jest to awykonalne, dlatego też ustawodawca wyznaczył określone grupy składników i wymagane terminy przeprowadzenia ich kontroli, tzn.:
- od 1 października do 15 stycznia następnego roku, jeżeli dniem bilansowym jednostki jest 31 grudnia,
- dowolny dzień w okresie np. roku, dwóch, czterech lat w odniesieniu do określonych grup aktywów,
- dzień bilansowy w odniesieniu do środków pieniężnych w kasie i niektórych aktywów m.in. materiałów i produktów odpisywanych bezpośrednio po zakupie lub wyprodukowaniu w koszty.
Dlaczego kierownik?
Pomimo, że niektóre zadania jak np. przygotowanie zarządzenia może zostać zlecone innym pracownikom ( księgowy, dyrektor finansowy), to jednak ostateczną decyzję w zakresie remanentu i sposobu jego przeprowadzenia podejmuje kierownik jednostki. Jest to osoba, która jest odpowiedzialna za rachunkowość, w tym także za przeprowadzenie inwentaryzacji co jest jednoznaczne z tym, że musi posiadać w tym zakresie możliwość podejmowania pewnych decyzji. Może wyłączyć z wykonywania bieżących obowiązków pracowników i oddelegowanie ich do zespołów spisowych lub komisji inwentaryzacyjnej, a także wyłączenia z pracy niektórych obszarów podlegających spisowi np. magazyny. Dodatkowo może zlecić wykonanie niektórych czynności w ramach „nadgodzin”.
W przypadku małych przedsiębiorstw posiadających ograniczoną ilość składników majątku, zarządzenie kierownika obejmuje swoim zakresem z reguły:
- rodzaje składników objętych spisem,
- dzień, na który dokonywana jest inwentaryzacja,
- daty przeprowadzenia spisu z natury w poszczególnych obszarach,
- wykaz osób z komisji spisowej i osób kontrolujących,
- określenie działań związanych z remanentem dla innych pracowników.
Kolejną czynnością jest opracowanie (lub uaktualnienie już istniejącej) instrukcji remanentu i pozostałych dokumentów związanych z jego przeprowadzeniem.
Poza zarządzeniem o przeprowadzeniu inwentaryzacji należy zadbać o przygotowanie odpowiednich dokumentów wewnętrznych jak np. instrukcję inwentaryzacyjną i harmonogram zaplanowanych czynności. Wprawdzie ich posiadanie nie jest wymagane przepisami prawa, jednak jest niezwykle korzystne z punktu widzenia organizacji prac inwentaryzacyjnych. Zawarte w niej obowiązki członków komisji, a także sposób przeprowadzenia remanentu i jego rozliczenia, pozwolą na uniknięcie chaosu i dezorganizacji całego procesu, a tym samym zapewnią jego prawidłowość. W instrukcji inwentaryzacyjnej powinny zostać omówione następujące kwestie:
– podstawa prawna przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej cel i istota,
– terminy i częstotliwość jej przeprowadzania,
– opis etapów i czynności inwentaryzacyjnych, z podziałem na czynności przygotowawcze, czynności właściwe oraz rozliczenie wyników i wykorzystanie zgromadzonych informacji, np. o stanie zapasów,
– określenie kompetencji i zadań komisji i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych, jak również praw osób, którym powierzono określone składniki majątkowe podlegające spisowi,
– formy i metody inwentaryzacji (w odniesieniu do poszczególnych składników majątku, ze szczególnym uwzględnieniem spisu z natury),
– sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją, w tym uporządkowania rejonów spisowych,
– zasady podziału terenu na rejony i pola spisowe,
– rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych, sposoby ich wypełniania oraz charakter dowodowy tych dokumentów i wymogi prawne w tym zakresie,
– zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów,
– obowiązki w zakresie oceny jakościowej inwentaryzowanych składników majątkowych,
– uproszczenia inwentaryzacji stosowane w jednostce,
– zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
Harmonogram prac inwentaryzacyjnych jest przygotowywany zazwyczaj w średnich i dużych firmach i tworzony jest zazwyczaj na potrzebny danego roku obrotowego (w dużych przedsiębiorstwach może być tworzony na kilka lat, szczególnie jeśli spis z natury może być przeprowadzany co dwa lub cztery lata).
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie harmonogramu prac musi pamiętać, aby ustalając terminy poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych były one zgodne z ustawą o rachunkowości, czyli remanent:
- składników innych aktywów niż aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku produkcji oraz materiały, towary i produkty gotowe, odpisywane bezpośrednio w koszty po ich nabyciu lub wytworzeniu rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu na dzień bilansowy nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.
Inwentaryzacji aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, odpisywanych bezpośrednio w koszty po ich nabyciu lub wytworzeniu należy dokonać na dzień bilansowy, a w zasadzie w dniu bilansowym.
Krokiem trzecim będzie przeszkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej i osób materialnie odpowiedzialnych.
Poza wspomnianą wcześniej instrukcją, z którą powinni zapoznać się wszyscy pracownicy oddelegowani do zaangażowania w proces inwentaryzacji, należy także przeprowadzić krótkie szkolenia z powyższego zakresu. Podczas ich prowadzenia, szkoleniowiec powinien omówić takie kwestie jak np. konieczność obecności przy spisie z natury osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku, wypełniania i podpisywania odpowiednich dokumentów, oraz prawo wniesienia zastrzeżeń odnośnie przeprowadzonego remanentu, zasady rozliczania druków ścisłego zarachowania, zasady spisywania materiałów sypkich, płynnych itp, zasadę wykreślania wolnych wierszy w arkuszu itp.
Następną czynnością jest zawiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji istotnych składników majątkowych.
Jednostki, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, powinny powiadomić go z takim wyprzedzeniem, aby mógł uczestniczyć w przeprowadzanych czynnościach spisowych. Wybór audytora jest dokonywany przez organ zatwierdzający sprawozdanie.
Uniemożliwienie uczestnictwa w inwentaryzacji biegłemu rewidentowi stanowi ograniczenie zakresu badania i może spowodować wydanie opinii z zastrzeżeniem lub nawet odstąpienie od jej wydania.
Ostatnim – piątym – krokiem pierwszego etapu jest przygotowanie formularzy spisowych oraz kontrolek ich wydania i zwrotu.
Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana jest metodą spisu z natury, jednostka ma obowiązek wcześniejszego przygotowania arkuszy spisowych, mających charakter dokumentów ścisłego zarachowania. Oznacza to, że powinny one zostać opatrzone niedostępną dla ogółu pracowników pieczęcią firmową, zaparafowane, np. przez głównego księgowego, ponumerowane i zaewidencjonowane w książce ewidencyjnej druków ścisłego zarachowania. Wydanie ich np. przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub innym upoważnionym osobom następuje za potwierdzeniem odbioru w księdze ewidencyjnej druków ścisłego zarachowania po odnotowaniu ilości i numerów wydanych arkuszy oraz daty ich wydania. Podobnej procedurze podlega zwrot wypełnionych i podpisanych arkuszy przez osoby uczestniczące w spisie.
Arkusze spisowe powinny zostać przygotowane dla następujących składników majątku:
- rzeczowych aktywów obrotowych (towarów, materiałów, produktów, półproduktów, produkcji w toku),
- środków trwałych,
- nieruchomości inwestycyjnych,
- środków trwałych w budowie,
- aktywów pieniężnych (środków pieniężnych w kasie złotowej i w kasie walutowej, czeków),
- papierów wartościowych w postaci materialnej (np. obligacji, bonów skarbowych, akcji).