Samochód na firmę – co z VAT?

W tym wpisie:

Samochód firmowy to nie tylko wygoda, prestiż, ale także szereg podatkowych zasad. Odliczenie VAT-u od jego zakupu, leasingu czy nawet paliwa wymaga znajomości aktualnych przepisów – a te potrafią być prawdziwym labiryntem. Szczególnie jeśli chodzi o VAT. Czy można go odliczyć? W jakiej części?

Kupno samochodu na firmę w 2025 roku

Zakup auta na firmę to bez wątpienia spory wydatek. Możesz go sfinansować ze środków własnych, kredytu lub skorzystać z opcji leasingu. Wybór właściwej formy zależy od Twojej indywidualnej sytuacji.
Jeśli wartość kupionego samochodu przekracza 10.000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla nieVATowców) to przedsiębiorca powinien wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i poddać amortyzacji. Metoda amortyzowania auta zależy od tego czy jest ono nowe, czy używane tj:

– metoda liniowa – okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi standardowo 60 miesięcy, przy zastosowaniu stawki 20% z wykazu stawek,

– w przypadku samochodu używanego (przed nabyciem min. pół roku) – amortyzacja ze stawką indywidualną (stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku).

Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku samochodów osobowych – zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 4 ustawy o PIT – istnieje pewien limit, który dotyczy wysokości odpisów amortyzacyjnych, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Art.  23. [Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów]

1.  Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

a) 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1083 i 1260) oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,

b) 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych;

Koszty uzyskania przychodu

Limity środków wydanych na eksploatację auta firmowego (m.in. paliwo. serwis, nabycie części, itp), które mogą być wpisane do kosztów uzyskania przychodów wynoszą odpowiednio:
– 75% – samochód osobowy (użytek prywatno-firmowy) i samochód ciężarowy (niespełniający definicji pojazdu ciężarowego) 
– 100% – gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Warunki różnią się w zależności od typu pojazdu:
  • Samochód osobowy:
    -Konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu,
    -Sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie,
    -Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 (jeśli odliczany jest VAT).
  • Samochód ciężarowy:
    -Powyżej 3,5 tony – pełne odliczenie bez dodatkowych warunków.
    -Poniżej 3,5 tony:
          *Jeśli zgłoszony w VAT-1/VAT-2 – odliczenie 100%,
          *Bez zgłoszenia w VAT-1/VAT-2 – wymagana ewidencja przebiegu, regulamin i zgłoszenie VAT-26 (w przypadku odliczenia VAT).

Czego nie zaliczymy do KUP?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a i 47 ustawy o PIT do KUP nie zaliczymy:

  • 25% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego do celów mieszanych (chyba że dotyczy pojazdów pracowników – pkt 36),
  • Składki ubezpieczeniowe przekraczające proporcjonalną część od kwoty 150 000 zł w stosunku do wartości pojazdu (dla samochodów niewprowadzonych do ewidencji firmy).

Warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu:

  1. Wydatek musi być odpowiednio udokumentowany,
  2. Musi mieć związek z osiąganiem lub zabezpieczaniem przychodów,

Nie może być wykluczony z kosztów na mocy art. 23 ustawy o PIT

Samochód na firmę a VAT

Należy pamiętać o przepisach regulujących odliczanie VAT przy zakupie samochodów osobowych i związanych z nimi kosztach.

  • Użytek mieszany (firmowo-prywatny) – możliwe jest odliczenie 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych (np. paliwo, naprawy).
  • Wyłączne użytkowanie firmowe – istnieje prawo do pełnego odliczenia VAT, ale pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów:
    • Zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym (formularz VAT-26),
    • Prowadzenie ewidencji przebiegu dla celów VAT,
    • Wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie.

Te wymogi mają na celu potwierdzenie, że pojazd nie jest używany do celów prywatnych – w przeciwnym razie prawo do pełnego odliczenia VAT zostaje utracone.

Leasing a VAT

Zasady odliczania VAT w przypadku leasingu są takie same jak przy zakupie samochodu na fakturę:

  • Użytek mieszany (firmowy i prywatny) – można odliczyć 50% VAT od:
    • rat leasingowych,
    • innych opłat wynikających z umowy,
    • kosztów eksploatacji (w tym paliwa).
  • Wyłączne użytkowanie firmowe – możliwe jest pełne odliczenie VAT, pod warunkiem spełnienia wymogów:
    • rejestracja pojazdu w urzędzie skarbowym (formularz VAT-26),
    • prowadzenie ewidencji przebiegu (tzw. kilometrówki) dla celów VAT,
    • wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie.

Dodatkowa informacja

Urzędy skarbowe często przyjmują, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmę (np. samozatrudniony) i nieposiadający oddzielnej siedziby (np. pracujący z domu) domyślnie używa samochodu również do celów prywatnych. W takiej sytuacji próby odliczenia całego VAT mogą zostać zakwestionowane, co może prowadzić do sporu z fiskusem.

Konsekwencje nieprawidłowego zgłoszenia samochodu jako wyłącznie firmowego

  • Sankcje karnoskarbowe – grożą za nieuzasadnione zgłoszenie pojazdu jako używanego tylko do działalności gospodarczej.

  • Możliwość zmiany przeznaczenia pojazdu – jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na użytek mieszany, musi:

    • przejść na 50% odliczenie VAT od kosztów eksploatacji,

    • dokonać proporcjonalnej korekty wcześniej odliczonego VAT (np. przy zakupie lub leasingu auta).