Ustalenie właściwego momentu rozliczenia zapłaconych za pracownika składek ZUS w kosztach podatkowych budziło wiele wątpliwości, szczególnie w sytuacji, gdy wynagrodzenia za dany miesiąc zostały wypłacone w kolejnym miesiącu. Wynikało to głównie z tego, że zarówno ustawa o pdof i pdop wskazywała terminy ujmowania w kosztach podatkowych tych zobowiązań wobec ZUS, które nie pokrywały się w żaden sposób z ustawowo wyznaczonymi terminami ich płatności. Od 1 stycznia 2023 roku wprowadzone względem tego nowe regulacje, które mają poprawić sytuacje w tym zakresie.
Składki ZUS 2022
Wynagrodzenia pracownika (razem z finansowanymi przez niego obciążeniami tj. połowa składki na ubezpieczenie emerytalne, część składki na ubezpieczenie rentowe, całą składkę na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu. Zgodnie z przepisami obowiązującymi do 31 grudnia 2022 roku, wymienione wyżej składki o których mowa w art. 15 ust. 4g ustawy o PDOP określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, , w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 40 stanowią KUP w miesiącu, za który należności te są należne, z zastrzeżeniem, że ww. składki zostaną opłacone z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji:
- w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
- w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
Zgodnie z art. 15 ust. 4h oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o PDOP jeśli doszło do uchybienia ww. terminów – składki ZUS będą mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostały zapłacone do ZUS.
Składki ZUS w 2023
Od 1 stycznia 2023 roku termin ujmowania składek ZUS z tytułu należności np. ze stosunku pracy w KUP ma ulec zmianie. Zgodnie z nowym art. 22 ust. 6bb ustawy o PDOF, składki te, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na FP, FS oraz FGŚP, mają stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki te zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (czyli zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Jeśli pracodawca nie dotrzyma wskazanych terminów i dojdzie do uchybień w tym zakresie składki te – tak jak obecnie – będzie się ujmowało w kosztach podatkowych w momencie ich zapłaty.
Modyfikacje te mają zastosowanie do składek należnych od 1 stycznia 2023 roku.
Przepisy przejściowe
Wspomniane wyżej przepisy dotyczą składek należnych od 1 stycznia 2023 roku. Składki ZUS opłacone po tym terminie, ale związane z wynagrodzeniami za 2022 rok powinny zostać ujęte na zasadach obowiązujących do końca 2022 roku.
Terminy płatności składek ZUS
W oparciu o Polski Ład, płatnik zobowiązany jest to opłacania składek ZUS za dany miesiąc nie później niż do:
- 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
- 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną,
- 20. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników składek (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.)