Celem prezentów, które trafiają od firmy do klientów, jest kształtowanie pozytywnych relacji z nimi, a przez to budowanie marki i jej promocja. Zdarza się to przy różnych okolicznościach, m.in. świąt, ważnych okazji dla partnerów biznesowych (np. jubileusze) oraz ze względu na chęć wyróżnienia konkretnych kontrahentów. Jeśli jest to "wydatek firmy" to czy możemy je zaliczyć do kosztów podatkowych?
Rozważmy to na przykładzie spółki, która jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, a następnie w podziale na rodzaje upominków, które przekazuje firma. Zasadniczo istnieją dwa.
Po pierwsze, są to produkty opatrzone logotypem spółki w postaci wszelkich artykułów piśmienniczych i papierniczych (długopisy, notesy, kalendarze, podkładki, broszury, katalogi), kubki, koszulki, smycze, pendrive’y itd.
Po drugie, mamy produkty, do których zaliczamy artykuły spożywcze, np. różne słodycze i alkohol – koniecznie z logo marki.
Upominki z pierwszej kategorii firma wysyła do bardzo szerokiego grona odbiorców. Prezenty drugiego rodzaju są bardziej spersonalizowane, trafiają tylko do wybranych klientów, ale charakter wysyłki również można określić jako masowy.
Koszt uzyskania przychodu – co to jest?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (w skrócie PDOP), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W związku z tym wynika, że wszystkie poniesione wydatki – z wyłączeniem wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP – stanowią koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że pozostają w związku przyczynowym z osiąganymi przychodami.
Co zaliczamy do kosztów PR oraz reklamy i marketingu?
Są to drobne prezenty opatrzone firmowym logo – długopisy, notatniki, kubki itd. Obecnie uważa się je za standard biznesowy. Ich obecność w relacjach handlowych jest tak powszechna, że ich brak uznaje się wręcz za odstępstwo od przyjętych norm. Jako takie są rozdawane masowo, czyli swobodnie można je określić kosztem uzyskania przychodu.
Wydatki takie jak alkohol i inne napoje, zakup żywności, usługi gastronomiczne (zwłaszcza te droższe) uznaje się jako koszt reprezentacyjny, a nie podatkowy. W przypadku alkoholu ma to związek z państwową polityką antyalkoholową.
Ostatecznie, odpowiadając na pytanie, na jakiej zasadzie można wydatki na prezenty dla kontrahentów zaliczyć w poczet kosztów podatkowych, trzeba wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- marketingowy charakter danych prezentów – o tym przeznaczeniu decyduje wielkość grona odbiorców. Powinno się zaliczać jako masowe. Oznacza to, że zasadniczo każdy zainteresowany powinien mieć możliwość otrzymania tego rodzaju upominku,
- relatywnie niska cena – charakter reprezentacyjny spełniają prezenty z wyższej półki, np. alkohol,
- występowanie logotypu firmy lub innego charakterystycznego symbolu na opakowaniu.