Zmiany w aktach osobowych pracownika

zmiany w aktach osobowych

W tym wpisie:

Nowelizacja kodeksu pracy uchwalona przez Sejm RP 1 grudnia 2022 roku w zakresie pracy zdalnej i badań trzeźwości pociągnęła za sobą zmiany w dokumentacji pracowniczej. O jakich zmianach mowa?

W myśl wprowadzonych zmian – poza pracą zdalną – pracodawca będzie mógł przeprowadzić tzw. prewencyjną kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia”. 

Nowość w aktach - część E

W związku z możliwością przeprowadzenia kontroli trzeźwości/na obecność narkotyków,  akta osobowe pracownika zostały rozszerzone o dodatkową część – część E. Ujęte w niej informacje odnoszą się do wykonanego badania i powinny zawierać:

  • datę, godzinę i minutę badania,
  • wynik,
  • informacje o kontroli przeprowadzonej, na żądanie pracodawcy lub niedopuszczonego do pracy pracownika, przez organ powołany do ochrony pożytku publicznego, przy wykorzystaniu metod innych niż badania laboratoryjne lub o zleconym badaniu krwi/moczu.
Wskazane powyżej informacje będą przechowywane przez pracodawcę w dokumentacji personalnej pracownika przez okres nie dłuższy niż rok od dnia ich zgromadzenia. Odstępstwem od tej zasady są natomiast dane o przeprowadzonej kontroli/badaniu, gdy wobec danego pracownika została zastosowana kara nagany, upomnienia lub pieniężna. Wtedy to, pracodawca zachowuje informacje o terminie, czasie, minucie przeprowadzenia badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniki kontroli do czasu stwierdzenia nieważności nałożonej kary.
 

Jak przechowywać część E akt osobowych?

Dokumentację z części E akt osobowych pracownika należy przechowywać w ramach poszczególnych części odnoszących się do danej kontroli, którym przypisuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; wówczas do każdej z tych części stosuje się przechowywanie w układzie chronologicznym, odpowiednią numerację i tworzenie wykazu dokumentów. W odniesieniu do usunięcia z dokumentacji pracowniczej informacji związanych z badaniem stanu trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu a także badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez upoważniony do tego organ powołany do ochrony porządku publicznego, dokonuje się usunięcia całej wydzielonej części odnoszącej się do tych informacji, a pozostałym częściom przypisuje się kolejne numery.

Część B w aktach osobowych

Akta osobowe, w części B, będą przechowywać dokumentację odnoszącą się do pracy zdalnej, wchodzącej na trwałe do polskich przepisów prawa pracy. Również w części B będą przechowywane informacje dotyczące zasad i trybu przeprowadzania badań trzeźwości pracowników.

Część B zostaje rozszerzona o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

  • wprowadzeniu kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
  • sposobie jej przeprowadzenia,
  • grupie pracowników, którzy są objęci kontrolą.

Ponadto, w części B akt osobowych pracownika przechowywane będą także dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Dokumenty te zastąpią dotychczasowe informacje dotyczące telepracy. Przepisy o telepracy uchyla nowelizacja Kodeku pracy.

Dokumenty zawarte w części B dotyczące pracy zdalnej zastąpią obowiązujące dotychczas informacje dotyczące telepracy. W związku z powyższym w części B znajdą się informację o:

  • ocenie ryzyka zawodowego,
  • informacje zawierającą zasady BHP wykonywania pracy zdalnej,
  • potwierdzenie (pisemne lub elektroniczne), że pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej zapoznał się 

W związku z pracą zdalną w części B przechowywane będzie:

  • potwierdzenie, w formie pisemnej lub elektronicznej, że pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę:
    • oceną ryzyka zawodowego,
    • informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.