Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą doskonale wie, jak ważna jest dokładność w prowadzeniu dokumentacji. Podstawą obowiązku odprowadzania podatku od sprzedaży są normy art. 108 ustawy o VAT. Stroną sprzedającą może być osoba prawna, jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej lub osoba fizyczna. Dokumentem, z którym ma się do czynienia najczęściej, jest faktura, dlatego warto przypomnieć sobie i uświadomić pewne informacje na jej temat.
Z czego składa się faktura?
Faktura VAT powinna, zgodnie z art. 106e. ustawy VAT, zawierać:
- datę wystawienia,
- numer jednoznacznie identyfikujący fakturę;
- imiona, nazwiska lub nazwy podatnika/nabywcy łącznie z adresami, a przede wszystkim:
- numery NIP, dzięki którym można zidentyfikować nabywcę i podatnika.
Pozostałe elementy opisują miarę /ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto) plus kwotę wszelkich opustów lub obniżek cen; wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto. Na końcu powinna się znaleźć kwota należności ogółem oraz oczywiście data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi.
Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy na fakturę wkradł się błąd?
Po pierwsze – nie panikować! Artykuł o VAT wyróżnia dwa ich rodzaje, tzw. „błędy mniejszej i większej wagi”. Do tych pierwszych zaliczamy np. wystawienie dokumentu bez NIP-u nabywcy. Dzięki nocie korygującej możemy uzupełnić te dane.
Ważne!
Nota korygująca musi uzyskać akceptację kontrahenta, co w praktyce może kończyć się fiaskiem. Niemniej warto wiedzieć, że brak NIP-u nabywcy czy błąd w adresie nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, ponieważ faktura to przede wszystkim dowód na to, że zaszło zdarzenie gospodarcze. Dlatego, w przypadku pomyłki dotyczącej np. nieprawidłowej wartości sprzedaży, już nie można liczyć na odliczenie VAT – jest to błąd większej wagi, który pozbawia takiego prawa.
Zawyżenie stawki VAT
Idąc dalej tym tropem, innymi niedopatrzeniami „grubszego kalibru” jest zawyżenie stawki VAT, a następnie rozliczenie takiej faktury oraz rozliczenie dokumentu z naliczonym podatkiem w przypadku, kiedy należało od niego zwolnić.
Przede wszystkim sprzedawca ma obowiązek właściwie zatosować stawkę podatkową, nabywca nie musi znać specyfiki rozliczania konkretnych branży, np. medycznej czy budowlanej, gdzie tylko i wyłącznie sprzedawca podsiada certyfikaty zgodne z normami unijnymi czy informacje dotyczące pierwszego zasiedlenia (co warunkuje wysokość podatku). Warto pamiętać, że kupujący zawsze może poprosić o przedłożenie wymaganych dokumentów oraz wystawienie faktury korygującej, ponieważ tylko sprzedawca ma prawo ją wydać.
Pamiętajmy!
Zastosowanie nieprawidłowego sposobu rozliczenia nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku jego zapłaty. Jedynym sposobem poprawienia błędnie podanej stawki VAT jest wystawienie faktury korygującej, a ponadto nabywca może odliczyć VAT z faktury z zawyżoną stawką VAT pod warunkiem, że transakcja w ogóle podlega opodatkowaniu, a nie korzysta ze zwolnienia.
Warto zapamiętać, że w przypadku zastosowania zbyt wysokiego podatku dopiero wystawienie odpowiedniej faktury korygującej oraz wypełnienie warunków wskazanych w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT umożliwia zmniejszenie VAT. Sprzedawca powinien uzgodnić z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania na fakturze korygującej, a także potwierdzić, że te warunki zostały spełnione, a faktura jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Czyli na początku trzeba rozliczyć podatek z faktury pierwotnej i dopiero potem można dokonać jego obniżenia. Jeśli zorientujemy się szybciej, wówczas korektę można uwzględnić jeszcze w okresie rozliczeniowym właściwym dla czynności udokumentowanej fakturą pierwotną.
A jeśli sprzedawca nie ustali z nabywcą warunków korekty?
Wtedy w obrocie prawnym pozostanie tylko faktura pierwotna z błędną, zawyżoną stawką VAT, co zobowiązuje obie strony do zapłacenia tejże kwoty.
Naliczenie VAT zamiast zwolnienia od podatku.
Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, jeśli sprzedawca naliczy VAT od czynności/towaru zwolnionego od podatku, to musi go zapłacić, niemniej nabywca nie na takiego obowiązku. W odwrotnym przypadku strona sprzedająca, po stwierdzeniu pomyłki, powinna jak najszybciej poinformować o niezasadnym odliczeniu podatku i wystawić fakturę korygującą, ponieważ brak informacji czy korekty nie zwalnia nabywcy za brak odprowadzenia należnego podatku. Może być obciążony odsetkami za zwłokę pobieranymi od zaległości podatkowych oraz naraża go dodatkowo na zastosowanie sankcji wskazanej w art. 112b ustawy o VAT.
Pomyłki przy sprzedaży zwolnionej od podatku zdarzają się często zwłaszcza w obrocie nieruchomościami, które korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 10 lub 10a ustawy o VAT. Wynikają z nieprawidłowego ustalenia chwili pierwszego zasiedlenia budynków, budowli lub ich części.
Błędy mogą zdarzyć się każdemu, zwłaszcza wystawiając wiele podobnych dokumentów. Dlatego jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości co do sposobu rozliczenia faktury, warto zasięgnąć porady u specjalisty:) (zapraszamy do kontaktu :). Dodatkowo ze strony sprzedającej trzeba pamiętać, żeby mieć wszelką potrzebną dokumentację do wglądu nabywcy lub na potrzeby udowodnienia prawidłowości naliczenia podatku.