W tych gorących dniach, kiedy termometry sięgają zenitu, praca staje się prawdziwym wyzwaniem. Upały mogą sprawić, że wydajność spada, a komfort pracy drastycznie maleje. Dlatego pytanie "czy potrzebna jest klimatyzacja" staje się bardziej aktualne niż kiedykolwiek. Z całą pewnością może być jednym z rozwiązań, które pomagają złagodzić skutki upałów. Działa nie tylko na nasz komfort termiczny, ale także wpływa na poprawę jakości powietrza w pomieszczeniach, co ma znaczenie szczególnie w okresach alergii i smogu. Czy taka inwestycja w klimatyzację się "opłaca" i jak ją zaewidencjonować? Czy można je zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu?
W związku z tym w okresie letnim często pojawiają się koszty związane z zakupem urządzeń chłodzących. Jak zatem zewidencjonować takie wydatki? Czy można je zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu? Przede wszystkim należy jasno powiązać zakup z zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów.
Co mówią przepisy?
Za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT. (art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ustawy o CIT). Trzeba pamiętać, że zakup klimatyzacji może stanowić koszt dla przedsiębiorstwa (nie podlega bowiem wyłączeniu z kosztów na podstawie ww. przepisów). Z tego względu przedsiębiorca każdorazowo ma obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności.
Dom czy biuro?
Jeśli działalność gospodarcza jest prowadzona w domu, trzeba bardzo konkretnie umotywować i udowodniać potrzebę instalacji klimatyzacji od strony gospodarczej. W tej sytuacji ciężko rozdzielić działalność i cele prywatne, dlatego powinno się odpowiednio wyliczyć proporcje powierzchni wykorzystywanych w obu przypadkach. Na tej podstawie można potem wyliczyć podatek.
Oczywiście, jeśli klimatyzacja będzie zainstalowana tylko w pomieszczeniu, które służy działalności gospodarczej, nie trzeba robić takich wyliczeń i potraktować koszt jako całość.
Przenośna czy na stałe?
Przenośny klimatyzator, którego koszt mieści się w 10 000 zł, należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i odpowiednio go zamortyzować. Zakup można też ująć w kosztach uzyskania przychodu w całości za miesiąc, w którym został oddany do użytkowania (zgodnie z art. 22d ustawy o PIT lub art. 16d ustawy o CIT).
W sytuacji, kiedy wartość klimatyzatora przekracza 10 000 zł (wszystko jedno, czy działalność gospodarcza ma formę jednoosobową, czy spółki), należy wówczas wprowadzić zakup do ewidencji środków trwałych i poddać odpowiedniej amortyzacji, czyli: metodę liniową amortyzacji (zgodnie art. 22a ustawy o PIT lub art. 16h ustawy o CIT) oraz metodę degresywną amortyzacji (zgodnie z art. 22k ust. 1 ustawy o PIT lub art. 16k ust. 1 ustawy o CIT).
Ponadto w specyficznych sytuacjach można zastosować rozwiązania, które przewidują następujące przepisy – jednorazowa amortyzacja (zgodnie z art. 22k ust. 7 ustawy o PIT lub art. 16k ust. 7 ustawy o CIT), amortyzacja sezonowa (zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT lub art. 16h ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT) oraz amortyzacja ustalana wg stawek indywidualnych (zgodnie z art. 22j ustawy o PIT lub art. 16j ustawy o CIT).
Jeśli chodzi o instalację trwałą, musi ona spełniać następujące warunki: być powiązana na stałe z budynkiem, co oznacza, że nie można jej odłączyć bez uszczerbku dla niej samej oraz struktury budynku. W związku z tym montaż klimatyzacji można uznać jako ulepszenie budynku (art.22g ust. 17 ustawy o PIT lub art. 16g ust. 13 ustawy o CIT,) pod warunkiem, że koszt będzie większy niż 10 000 zł.
Podobnie jak w przypadku urządzeń mobilnych, jeśli klimatyzacja trwała będzie kosztować mniej niż 10 000 zł, wtedy wg art.22d ustawy o PIT lub art. 16d ustawy o CIT, można ją ująć jednorazowo w kosztach (pomija się wtedy powiększenie wartości początkowej nieruchomości) lub wprowadzić do ewidencji środków trwałych i zamortyzować.
Co jednak robić w przypadku, kiedy nieruchomość jest wynajmowana? Po pierwsze, klimatyzatory zamontowane na stałe w konstrukcję budynku stanowią inwestycje w obcym środku trwałym (o ile koszt klimatyzacji przekracza 10 000 zł); po drugie – klimatyzator oraz jego części, które nie są częścią składową budynku, należy zaklasyfikować jako odrębny środek trwały na zasadach takich jak te, które dotyczą klimatyzatorów przenośnych.
O czym jeszcze trzeba pamiętać?
Od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu zlikwidowano amortyzację od nieruchomości mieszkalnych. Oznacza to, że jeśli podatnik poniesie koszty przewyższające kwotę 10 000 zł na klimatyzację, która jest trwale połączona z nieruchomością, nie może jej odpisać. Niemniej istnieje pewne rozwiązanie – chodzi o ulgę termomodernizacyjną. Kwota odliczenia dla właścicieli lub współwłaścicieli wszystkich budynków, gdzie są przeprowadzane prace termomodernizacyjne, nie może przekroczyć 53 000 zł.
Podsumowując: inwestycja w systemy klimatyzacji to wiele możliwości rozliczeń. Każda sytuacja powinna być indywidualnie analizowana, żeby prawidłowo określić skutki podatkowe oraz najbardziej opłacalną metodę amortyzacji.