Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce aktualnie ma charakter dobrowolny, ale….tylko do czasu. Już od 1 lipca 2024 roku nowe przepisy nałożą na przedsiębiorców (czynni podatnicy VAT) obowiązek korzystania z tej platformy umożliwiającej wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-Faktura). Dla wszystkich przedsiębiorców KSeF będzie obligatoryjny od 2025 roku.
Przejście na obowiązkowe korzystanie z KSeF stanowi krok w kierunku uproszczenia procesów księgowych i administracyjnych w Polsce. Jednakże, aby skutecznie przygotować się na tę zmianę, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka istotnych działań.
Co to jest KSeF i kto może z niego korzystać?
Zapoznanie się z zasadami KSeF
Pierwszym krokiem jest zrozumienie funkcjonowania i zasad Krajowego Systemu e-Faktur. Należy poznać wymagania techniczne, procesy wystawiania, odbierania i przechowywania faktur oraz zasady zgodności z przepisami prawa podatkowego. Należy również uwzględnić odpowiednią ilość czasu na dostosowanie się do nowych przepisów. Planowanie i uruchomienie niezbędnych działań dostosowawczych przed terminem wejścia w życie obowiązkowego KSeF będzie kluczowe dla uniknięcia ewentualnych zakłóceń w działalności biznesowej.
Ocena gotowości technologicznej
Firmy muszą zweryfikować swoją infrastrukturę technologiczną pod kątem spełnienia wymagań KSeF. Upewnienie się, że systemy informatyczne są kompatybilne i gotowe do obsługi elektronicznych faktur będzie kluczowe dla płynnego przejścia na obowiązkowy system.
Do wyboru mamy bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub komercyjne programy.
Dostosowanie procesów biznesowych
Niezbędne będzie dostosowanie procesów biznesowych w firmie do standardów KSeF. Konieczne może być przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za obsługę dokumentów księgowych oraz dostosowanie wewnętrznych procedur do wymagań systemu elektronicznych faktur.
Weryfikacja umów z kontrahentami
Firmy powinny ponownie przejrzeć i weryfikować warunki umów zawartych z kontrahentami pod kątem zgodności z nowymi regulacjami dotyczącymi KSeF. Zmiany mogą być konieczne w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
W przypadku niewłaściwego lub nieprawidłowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), mogą zostać nałożone różnego rodzaju kary i sankcje. Są to zazwyczaj konsekwencje wynikające z naruszenia przepisów podatkowych i zasad funkcjonowania KSeF. Głównie mówimy o karach finansowych, które nakładać będą organy podatkowe. Wysokość kar zależeć będzie od rodzaju naruszenia przepisów i od wartości transakcji.
Przejście na obowiązkowy KSeF od lipca 2024 roku będzie znaczącym krokiem w digitalizacji procesów księgowych i podatkowych. Zapoznanie się z zasadami funkcjonowania systemu, adaptacja technologiczna oraz dostosowanie procesów biznesowych będą kluczowe dla płynnego i skutecznego przekształcenia sposobu obsługi faktur. Mając na uwadze zbliżające się zmiany, właściwe przygotowanie się do obowiązkowego KSeF jest kluczowe dla przedsiębiorstw, aby uniknąć późniejszych problemów.