Samochód w firmie to podstawa, co do tego nie ma wątpliwości. Prawie w każdej jest użytkowany samochód osobowy. Wykorzystywanie prywatnych pojazdów to powszechna praktyka – czynią tak zarówno pracownicy, jak i przedsiębiorcy, szczególnie na początku działalności.Związane są z tym jednak pewne ograniczenia.
W jaki sposób można zatem rozliczyć użytkowanie prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej?
Jeżeli na potrzeby firmowe jest wykorzystywany samochód będący własnością osobistą przedsiębiorcy, nie będący składnikiem majątku firmy, to przedsiębiorca może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć tylko 20% wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem, chyba że prywatny samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Aby udokumentować użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych, a nie osobistych, konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu – o czym poniżej.
Jak prowadzić ewidencję pojazdu?
Dokument powinien zawierać następujące składniki:
- numer rejestracyjny pojazdu, którego dokument dotyczy,
- daty rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, a także stan licznika na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, jak również
- szczegółowe wpisy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu, z uwzględnieniem daty wyjazdu, opisu trasy, liczby przejechanych kilometrów, celu wyjazdu oraz danych i podpisu kierowcy.
Limit wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% dotyczy wszystkich rodzajów samochodów osobowych, w tym również samochodów elektrycznych. W celu ustalenia limitu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych trzeba uwzględnić wszystkie wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego.
Są to np.: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, przeglądy i usługi serwisowe, koszty napraw i części zamiennych, opłaty parkingowe, składki na ubezpieczenie samochodu (OC, AC). Wydatki z tytułu kosztów używania i ubezpieczenia samochodu osobowego są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20% poniesionych wydatków również w przypadku, gdy samochód osobowy stanowi współwłasność podatnika.
Czy jest możliwe rozliczenie 100 % wartości poniesionych kosztów?
Tak, nawet w przypadku pojazdu prywatnego jest możliwe rozliczenie 100% kosztów oraz 100% podatku VAT z faktur, jednak pod jednym warunkiem – pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. W celu udokumentowania takiego rodzaju wykorzystywania samochodu, trzeba koniecznie prowadzić szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz złożyć deklaracji VAT-26 we właściwym ze względu na podatek VAT urzędzie skarbowym.
Jeżeli samochód nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, wydatki związane z używaniem samochodu dla potrzeb działalności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko w części: 20% kwoty netto powiększonej o nierozliczony VAT.
Nawet jeśli samochód nie należy do środków trwałych firmy, można odliczać koszty wynikające z jego eksploatacji w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych – PIT. Rozliczając samochód prywatny w działalności gospodarczej należy wiedzieć, że od stycznia 2019 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla pojazdu prywatnego rozliczanego w działalności gospodarczej, czyli tzw. kilometrówki – nie dotyczy to jednak sytuacji, kiedy ze swoich prywatnych samochodów korzystają pracownicy.
Stawka za kilometr – samochód prywatny
Stawka kilometrówki jest ustalana ustawowo. Od 17 stycznia 2023 roku zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku, pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
- 0,89 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Poprzednie stawki (odpowiednio 0,52 zł i 0,83 zł), niezmieniane przez 15 lat, były już nieadekwatne do aktualnych cen paliw i pozostałych kosztów eksploatacyjnych, które w ostatnich latach znacząco wzrosły.
Należy także wiedzieć, że do prawidłowego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych samochodu pracownika wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą pracodawcy jest niezbędna umowa cywilnoprawna o użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Powinna zawierać ustalenia na temat tego, jaki pojazd będzie wykorzystywany w celach służbowych oraz w jakiej formie i kiedy pracodawca dokona zwrotu nakładów z tytułu użytkowania pojazdu. Jeśli strony rozliczają się ryczałtowo, z uwzględnieniem ustalonego limitu kilometrów, to pracownik powinien co miesiąc składać oświadczenie o korzystaniu z pojazdu prywatnego w celach służbowych. Jeśli zaś strony chcą się rozliczać z faktycznie przejechanych kilometrów, to konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.