ZASADY ROZLICZANIA SŁUŻBOWYCH PODRÓŻY KRAJOWYCH

KRAJOWE DELEGACJE SŁUŻBOWE

Kiedy mówimy o podróży służbowej?

Do zakwalifikowania wyjazdu do podróży służbowej muszą być spełnione łącznie poniższe warunki:

• delegacja jest zlecona przez pracodawcę,
• miejsce docelowe wyjazdu znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy,
• celem podróży jest wykonanie określonego przez pracodawcę zadania.

Pracownikowi, który wyjeżdża służbowo przysługuje dieta (zgodnie z poniższymi wytycznymi), oraz zwrot kosztów ( noclegu, przejazdu, dojazdu środkami komunikacji miejscowej, oraz innych poniesionych wydatków, które są niezbędne do należytego wykonania zadania i zostaną odpowiednio udokumentowane).

DIETA

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas, od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

•  mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

•  do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (3 posiłki).

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.  śniadanie – 25% diety;
2. obiad – 50% diety;
3. kolacja – 25% diety.

NOCLEG

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziesto-krotność stawki diety (600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Pracodawca może nie wyrazić zgody na zwrot kosztów w sytuacji, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania, oraz za czas przejazdu.

DOJAZD

Środek transportu – jego rodzaj i klasę – określa pracodawca. Zwrot kosztów następuje w wysokości udokumentowanej biletami/fakturami.
Na wniosek pracownika – pracodawca – może wyrazić zgodę na podróż środkiem transportu należącym do pracownika. Jeśli podróż odbywa się samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, to w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn:

1.  przejechanych kilometrów przez
2. stawkę za jeden kilometr przebiegu; stawkę tę ustala pracodawca, przy czym stawka ta nie może być wyższa niż:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm ;
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm;
• 0,2302 zł – dla motocykla;
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Przepisu nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

TERMIN

Rozliczenie delegacji powinno nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.