Najczęstszym powodem wyjazdów służbowych są konferencje (24,1 %) i szkolenia (23,7%), a zaraz za nimi spotkania z kontrahentami (20,8%). Dla jednych z nas są codziennością, w przypadku innych należą do rzadkości. Niezależnie od ich częstotliwości i długości - dobrze znać podstawowe zasady ich rozliczania.
KRAJOWE DELEGACJE SŁUŻBOWE
Kiedy mówimy o podróży służbowej?
Do zakwalifikowania wyjazdu do podróży służbowej muszą być spełnione łącznie poniższe warunki:
- delegacja jest zlecona przez pracodawcę,
- miejsce docelowe wyjazdu znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy,
- celem podróży jest wykonanie określonego przez pracodawcę zadania.
Pracownikowi, który wyjeżdża służbowo przysługuje dieta (zgodnie z poniższymi wytycznymi), oraz zwrot kosztów ( noclegu, przejazdu, dojazdu środkami komunikacji miejscowej, oraz innych poniesionych wydatków, które są niezbędne do należytego wykonania zadania i zostaną odpowiednio udokumentowane).
DIETA
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas, od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu), po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (3 posiłki).
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
NOCLEG
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziesto-krotność stawki diety (600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Pracodawca może nie wyrazić zgody na zwrot kosztów w sytuacji, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania, oraz za czas przejazdu.
DOJAZD
Środek transportu – jego rodzaj i klasę – określa pracodawca. Zwrot kosztów następuje w wysokości udokumentowanej biletami/fakturami.
Na wniosek pracownika – pracodawca – może wyrazić zgodę na podróż środkiem transportu należącym do pracownika. Jeśli podróż odbywa się samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, to w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn:
- przejechanych kilometrów przez
- stawkę za jeden kilometr przebiegu; stawkę tę ustala pracodawca, przy czym stawka ta nie może być wyższa niż:
- 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm ;
- 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm;
- 0,2302 zł – dla motocykla;
- 0,1382 zł – dla motoroweru.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Przepisu nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
TERMIN
Rozliczenie delegacji powinno nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
BRAK ODPOWIEDNIO UDOKUMENTOWANYCH WYDATKÓW
Jeśli uzyskanie dokumentów (rachunków) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Na podstawie tego oświadczenia pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty.
*Dane statystyczne przedstawione w raporcie hotailors.com
Zapraszamy do lektury innych artykułów na blogu.