Kwestię delegacji służbowej omówiliśmy w artykule o rozliczaniu delegacji krajowych.
Podobnie jak w przypadku tych pierwszych, przy służbowych wyjazdach za granicę pracownikowi -tak samo- przysługuje dieta i zwrot poniesionych kosztów.
W jakich wysokościach i na jakich zasadach?
DIETA
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
*do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
*ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
*ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3.Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
NOCLEG
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.
Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
DOJAZD
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
BAGAŻ
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
KOSZTY LECZENIA
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
ZALICZKA
Jeśli pracownik zgłosi wniosek o przyznanie zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów podróży, to pracodawca ma obowiązek taka zaliczkę pracownikowi przyznać. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
TERMIN
Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej, a nie rozliczył się z pracodawcą w zakreślonym terminie – pracodawca ma prawo potrącić z wynagrodzenia pracownika udzielone mu zaliczki.
BRAK ODPOWIEDNIO UDOKUMENTOWANYCH WYDATKÓW
Jeśli uzyskanie dokumentów (rachunków) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Na podstawie tego oświadczenia pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty.